Marché public de faible montant

En tant que gestionnaire d’ASBL, vous pouvez être amené à conclure des marchés publics. Pour rappel, les marchés publics sont des contrats portant sur des travaux, des fournitures ou des services, passés entre un pouvoir adjudicateur – ici, l’ASBL – et un opérateur économique.

Cette note se concentre sur la procédure des marchés publics de faible montant. En effet lorsque la dépense estimée ne dépasse pas 30.000 € (HTVA) sur une période de 4 ans, un régime assouplit s’applique. D’autres procédures existent, pour un aperçu, consultez le site de BOSA : BOSA – Types de procédures.

 

L'ASBL en tant que pouvoir adjudicateur

 

Une ASBL est considérée comme pouvoir adjudicateur, au sens de l’article 2 la loi relative aux marchés publics, seulement si elle dépend de l'Etat, des Régions, des Communautés, des autorités locales ou d'autres organismes, de l'une des manières suivantes :

1. soit son activité est financée majoritairement par ceux-ci ;
2. soit sa gestion est soumise à leur contrôle ;
3. soit plus de la moitié des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance sont désignés par ceux-ci.

La passation du marché public consiste alors pour l’ASBL, à conclure :

• Un contrat à titre onéreux : ne seront pas concernés les dons ni les subsides.
• Un contrat avec un opérateur économique : une personne morale privée ou publique, avec ou sans but de lucre, qui offre la réalisation de travaux, des fournitures ou des services sur le marché.

Principes généraux à respecter

Indépendamment du montant du marché, les principes fondamentaux suivants doivent être garantis :

• Égalité,
• Non-discrimination,
• Transparence,
• Proportionnalité.

Ces règles assurent une procédure équitable en garantissant un accès égal aux informations pour tous les soumissionnaires. Les critères d’attribution doivent être pertinents par rapport à l’objet du marché, et aucun opérateur ne peut être avantagé ou désavantagé sans raison valable.

D’autres obligations sont également à respecter :

• Préserver la concurrence et éviter le « saucissonnage » des marchés (pratique qui consiste à découper une opération d’achat en plusieurs dans le but d'éviter certaines formalités de mise en concurrence et de publicité) ;
• Prévenir les conflits d’intérêts par des mesures adaptées ;
• Respecter les réglementations environnementales, sociales et du travail ;
• Obtenir un prix clair dès le départ : il doit être fixé ou déterminable en amont et ne peut être modifié, sauf si une clause spécifique a été prévue dans le cahier des charges ;
• Garantir la confidentialité : tant qu’aucune décision d’attribution n’a été prise, les documents liés à la procédure restent inaccessibles aux soumissionnaires.

Les 2 principes généraux ci-dessous ne sont en revanche pas d’application dans le cadre du régime assoupli des marchés publics de faible montant :

• L’obligation de paiement après service fait et accepté : ce principe interdit les avances, le règlement ne pouvant intervenir qu’à l’issue du marché.
• L’usage exclusif des moyens de communication électroniques : en temps normal, toutes les interactions entre l’adjudicateur et les opérateurs économiques doivent se faire par voie électronique à chaque étape de la procédure.

En pratique

Dans la passation d’un marché public de faible montant, on peut distinguer plusieurs étapes :

• Avant toute chose, le pouvoir adjudicateur doit définir précisément ses besoins. Il est essentiel de tenir compte des éventuelles reconductions, de la répartition en lots et des répétitions sur une période de quatre ans. Plus cette analyse est précise et complète, plus les offres reçues correspondront aux attentes. Cette étape est également déterminante pour le choix de la procédure. En effet, c’est seulement si le montant estimé (HTVA) est inférieur à 30.000 euros sur une période de 4 ans, qu’il convient d’appliquer la procédure simplifiée des marchés publics de faible montant.
• L’étape suivante consiste à conserver une preuve de la consultation de plusieurs opérateurs économiques (il est recommandé d’en consulter au moins trois). Concrètement, il faut être en mesure de fournir, par exemple, une capture d’écran de recherches sur plusieurs sites internet, des extraits de catalogues ou encore plusieurs devis, réunis dans un dossier administratif.

Si la mise en concurrence s’avère impossible, il est impératif d’en justifier les raisons par écrit.

Si la rédaction d’un cahier des charges n’est pas obligatoire, prévoir un descriptif de marché peut s’avérer pertinent. Il est conseillé de préciser a minima les éléments suivants :

• Critère d’attribution (offre économiquement la plus avantageuse, délai d'exécution/delivraison),
• Modalités pour déposer l'offre (quels documents utiliser, via quel canal remettre l'offre, dans quel délai)
• La non-opposabilité des conditions générales et particulières de vente des soumissionnaires,

Exemples

Deux exemples sont fournis ci-dessous permettant d’illustrer deux types de situation :

Soit, l’objet du marché est tel qu’il donnera lieu à une comparaison facile, et il n’est pas nécessaire de respecter un formalisme particulier dans la comparaison des offres et la sélection finale.

Soit, il semble opportun de discuter de certains points avec les soumissionnaires potentiels. Dans ce cas, notifier la décision finale aux soumissionnaires ayant échangé avec vous est conseillé.          

EXEMPLE 1 : Une ASBL souhaite acquérir du matériel de bureau.

• Elle va d’abord vérifier au sein de son organisation s’il existe un contrat via lequel les fournitures pourraient être achetées. Si ce n’est pas le cas, le matériel doit être acheté via un nouveau marché public.
• L’ASBL va devoir définir son besoin et déterminer quelles sont les fournitures achetées habituellement. Pour comparer les prix de fournitures de bureau sans perdre de temps, il est conseillé de constituer un panier composé de ce dont elle a besoin chez 3 fournisseurs. Garder, dans le dossier administratif, la preuve de cette comparaison. Les fournitures de bureau sont souvent des dépenses récurrentes. Il convient d’estimer sur 4 ans le cout engendré.  
• L’ASBL sélectionnera en principe l’offre la plus intéressante, soit le panier le moins cher. D’autres critères peuvent cependant entrer en ligne de compte tel que les délais de livraison, l’origine des produits, etc.

Si l’estimation est inférieure à 30.000 € HTVA sur une durée de 4 ans, il vous est alors possible de faire un marché public de faible montant. La facture du fournisseur sélectionné après comparaison des prix des 3 paniers, vaudra preuve de la conclusion du marché.

EXEMPLE 2 : Une ASBL veut organiser une formation sur mesure :

1. Dans cette hypothèse, la rédaction d’un descriptif de marché (ou cahier des charges simplifié) est conseillée. Les informations suivantes peuvent être précisées :

• L’objet : l’organisation d’une formation (thématique)
• Les objectifs poursuivis par la formation
• Le contenu de la formation (durée, déroulé, nombre de participants)
• Les modalités d’organisation : lieu, horaire, matériel disponible
• Inviter le soumissionnaire à préciser, par exemple : les qualités et expertises des formateurs, les supports de formations utilisés, le prix forfaitaire, les frais de déplacement éventuels.
• Donner une date limite pour remettre l’offre via le canal choisi : par mail, par envois postal.

2. Après une analyse objective des différentes offres des opérateurs de formation, il conviendra de sélectionner la formation correspondant au mieux aux besoins émis par l’ASBL et de notifier sa décision à l’ASBL sélectionnée.

3. L’ASBL fait part de sa décision finale aux opérateurs de formation n’ayant pas été retenus.