Jaarlijkse vakantie

U bent werkgever en vraagt zich af hoe het jaarlijks verlofstelsel precies werkt? In dit artikel komt u alles te weten over het juridisch kader, de aanvullende verlofstelsels zoals jeugd-, senior- en Europees verlof, nieuwe regels die sinds 2024 zijn ingegaan en tal van andere veel gestelde vragen. 

1. Het jaarlijks verlof 

1.1. Juridisch kader & definities 

In België is het wettelijk recht op jaarlijkse vakantie vastgelegd in verschillende wetten en Koninklijke besluiten: 

• Gecoördineerde wetten betreffende jaarlijkse vakantie van 28 juni 1971
• Wet betreffende arbeidsovereenkomsten van 3 juli 1978
• Wet op het generatiepact van 23 december 2005
• Wet van 27 december 2006 houdende diverse bepalingen 
• Wet van 29 maart 2012 houdende diverse bepalingen (I) 
• Koninklijk besluit van 30 maart 1967
• Koninklijk besluit van 24 januari 2007

Iedereen onderworpen aan het Belgische socialezekerheidsstelsel voor werknemers of minstens aan het stelsel jaarlijkse vakantie kan genieten van jaarlijks verlof. Over het algemeen hebben voltijdse werknemers in België recht op vier weken vakantie per jaar, ook wel "gewone vakantie" genoemd.

Deze dagen worden berekend op basis van gewerkte uren of gelijkgestelde periodes in het jaar voorafgaand aan het vakantiejaar. Het jaar waarin de vakantiedagen worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar. Het jaar waarin de werknemer vakantie neemt, is het vakantiejaar. Voor de wettelijk opgebouwde vakantiedagen ontvangt de werknemer vakantiegeld.

De berekening van vakantiedagen en vakantiegeld varieert per statuut van de werknemer: arbeiders, bedienden, leerjongeren, kunstenaars en ambtenaren hebben elk hun specifieke regeling. Op de website van de sociale zekerheid vindt u een overzicht van de vakantieregeling per statuut. 

Er zijn ook verschillende regelingen voor werknemers die voltijds of deeltijds werken. Lees meer over de berekeningswijze op de website van Securex.

1.2. Wie kan genieten van de jaarlijkse vakantie?

Groepen binnen het toepassingsgebied: 

• Werknemers met een arbeidsovereenkomst (arbeiders, bedienden en dienstboden) 
• Leerlingen en stagiairs die arbeidsprestaties leveren binnen een alternerende opleiding (artikel 1bis RSZ-besluit)
• Studenten die socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn

Er zijn ook bepaalde groepen uitgesloten van het toepassingsgebied:

• Werknemers die een ander stelsel jaarlijkse vakantie hebben zoals in de openbare sector
• Betaalde sportbeoefenaars
• Gelegenheidsarbeiders in land- en tuinbouwsector
• Studenten met solidariteitsbijdragen

De regelgeving is enkel van toepassing op de wettelijke jaarlijkse vakantie. In het geval waar extralegale verlofdagen worden aangeboden aan de werknemer, zijn deze niet onderworpen aan het juridisch kader van jaarlijkse vakantie. 

1.3. Aanvullende verlofstelsels 

In België wordt het aantal toegekende vakantiedagen in het vakantiejaar doorgaans gebaseerd op de prestaties uit het voorgaande jaar (vakantiedienstjaar). Werknemers die in het vakantiedienstjaar onvoldoende hebben gewerkt om rechten op te bouwen voor de volledige 4 weken wettelijke vakantie, kunnen mogelijks in aanmerking komen voor aanvullende vakantiedagen binnen hetzelfde kalenderjaar waarin ze gewerkt hebben. 

Deze aanvullende verlofstelsels zoals de jeugd-, senioren- of Europese vakantie bieden dus extra betaalde vakantiedagen, vooral nuttig aan het begin van de loopbaan of bij de terugkeer na bijvoorbeeld tijdskrediet of ouderschapsverlof, zonder de basisprincipes van het Belgische vakantiestelsel wezenlijk te veranderen. 

De Europese vakantie kan niet samen met de senior- of jeugdvakantie opgenomen worden. De werknemer moet dus zelf het stelsel kiezen dat men wil gebruiken. Vaak zijn de senior- en jeugdvakantie financieel voordeliger voor de werknemer aangezien die worden gefinancierd door de RVA (uitkering van 65% van het geplafonneerd bruto dagloon). De Europese vakantie daarentegen gebeurt via een voorschot op het dubbel vakantiegeld van het volgend jaar.

Opgelet, werknemers zijn niet verplicht deze extra vrije dagen op te nemen (jeugdvakanties, seniorenvakanties, Europese vakanties). In tegenstelling tot wettelijke feestdagen is de werkgever dus niet verplicht ervoor te zorgen dat werknemers deze extra verlofdagen opnemen (zie FAQ 3.3).

Jeugdvakantie 

Een pas afgestudeerde jongere kan jeugdvakantie opnemen ter aanvulling van het onvolledig recht op vakantie. Stel dat men een half jaar heeft gewerkt in het jaar van het afstuderen. Men zal dan het daaropvolgend jaar slechts 2 weken wettelijke vakantie hebben opgebouwd.   

De voorwaarden om jeugdvakantie op te nemen: 

• Jonger zijn dan 25 jaar op 31 december van het vakantiedienstjaar;
• In het vakantiedienstjaar minimum één maand in loondienst hebben gewerkt voor minimum 13 dagen of 70 uur in het jaar dat de studies, leertijd of opleiding zijn beëindigd;
• Een arbeidsovereenkomst hebben wanneer men de jeugdvakantie wil opnemen;
• Uitputting van wettelijke vakantiedagen. 

Seniorenvakantie 

Wanneer men het werk hervat als loontrekkende na werkloosheid of invaliditeit in het vorige jaar heeft men het recht van 4 weken wettelijke vakantie niet verworven. Men kan dan seniorvakantie opnemen om het onvolledig recht op vakantie aan te vullen. 

De voorwaarden om seniorenvakantie op te nemen:

• Ouder zijn dan 50 jaar op 31 december van het vakantiedienstjaar;
• Geen recht op vier weken wettelijke vakantie omdat het werk in loondienst wordt hervat na een periode van volledige werkloosheid of invaliditeit tijdens het vakantiedienstjaar;
• Een arbeidsovereenkomst hebben wanneer men de seniorenvakantie wil opnemen;
• Uitputting van wettelijke vakantiedagen.

Europese vakantie

De EU-richtlijn 2003/88/EG legt de basis voor de minimale vakantienormen in de Europese Unie. Hieruit vloeit voort dat alle werknemers recht hebben op ten minste vier weken betaalde vakantie per jaar. 

In het licht van deze Europese normen heeft België recent zijn wetgeving aangepast om werknemers meer bescherming te bieden, zoals blijkt uit de nieuwe regels die vanaf 1 januari 2024 van kracht zijn. Dit zorgt ervoor dat Belgische werknemers volledig kunnen profiteren van hun recht op rust en vakantie zoals beoogd door de Europese wetgeving.

De voorwaarden om Europese vakantie op te nemen (meer info via de website van Securex):

• Een activiteit aanvatten of hervatten voor één of meerdere werkgevers;
• Een aanloopperiode van 3 maanden hebben gehad: Het moet niet noodzakelijk een ononderbroken periode of voltijdse prestatie zijn, maar het moet wel binnen hetzelfde kalenderjaar vallen (meer info op de website van Rijkdienst voor Jaarlijkse Vakantie);
• Een uitputting van de gewone vakantierechten.

2. Nieuwe regels voor wettelijke jaarlijkse vakantie vanaf 2024 

Sinds 1 januari 2024 hebben er belangrijke wijzigingen plaatsgevonden in de Belgische vakantiewetgeving, geïntroduceerd door de Wet van 17 juli 2023 en het Koninklijk Besluit van 8 februari 2023. Deze veranderingen zijn ingevoerd om de Belgische wetgeving in overeenstemming te brengen met de EU-richtlijn 2003/88/EG die minimumnormen stelt voor de organisatie van arbeidstijd in landen van de Europese Unie.

2.1 Vakantie bij arbeidsongeschiktheid 

Een van de belangrijkste wijzigingen is het recht voor werknemers om vakantiedagen op een later moment op te nemen indien die samenvallen met arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld door ziekte of ongeval op een verlofdag). Dit wordt geregeld door nieuw artikel 31/2 in de Arbeidsovereenkomstenwet. Werknemers hebben recht op gewaarborgd loon tijdens deze dag(en) van arbeidsongeschiktheid. 

Om te genieten van het recht op behoud van vakantiedagen, moeten werknemers twee acties ondernemen: 

• De werkgever op de hoogte brengen vanaf de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid (behalve in geval van overmacht) met een geneeskundig attest die de duur van de arbeidsongeschiktheid bepaalt en of de werknemer het huis mag verlaten;
• De werkgever laten weten wat het verblijfadres is wanneer de werknemer niet op het thuisadres verblijft.

Deze wetswijziging dringt een nieuwe verplichting op voor werkgevers: elke werkgever moet zijn arbeidsreglement bijwerken om de nieuwe procedures op te nemen die werknemers moeten volgen als ze arbeidsongeschikt zijn tijdens hun jaarlijkse vakantiedagen.

2.2. Overdracht van niet-opgenomen vakantiedagen

Vanaf 2024 bestaat er de mogelijkheid om vakantiedagen die men niet binnen de 12 maanden na het vakantiedienstjaar kan opnemen kan overdragen tot het einde van de 24 maanden die op het einde van het vakantiejaar volgen. De vakantiedagen kunnen niet worden opgenomen door gewone ziekte of gewoon ongeval, arbeidsongeval, beroepsziekte, moederschaps- of vaderschapsverlof, adoptieverlof, profylactisch verlof, pleegzorgverlof of pleegouderverlof. 

Dit recht op overdracht geldt voor een periode van maximaal 24 maanden na het einde van het vakantiejaar waarin de vakantiedagen normaal gezien opgenomen zouden worden. Werkgevers moeten het vakantiegeld voor de overgedragen dagen uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar uitbetalen.

2.3. Conclusie

Met de invoering van de nieuwe regels voor jaarlijkse vakantie in België (zie 2.1 en 2.2) is het voor werkgevers noodzakelijk om hun arbeidsreglement bij te werken. Ze moeten ervoor zorgen dat werknemers volledig op de hoogte zijn van hun verlofrechten en dat alle wettelijke vakantiedagen effectief worden opgenomen. Dit betekent dat het arbeidsreglement moet worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe wettelijke vereisten. Bij de aanpassingen van het interne beleid is het belangrijk om een balans te vinden tussen de vakantierechten van werknemers en de operationele noden van de organisatie.

Voor meer info kan u de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg raadplegen. 

3. FAQ

3.1 Moet er een akkoord zijn tussen werknemer en werkgever? 

Behalve indien vakantiedagen collectief zijn vastgelegd binnen de sector of organisatie, is er een wederzijds akkoord nodig tussen werkgever en werknemer voor het opnemen van vakantiedagen. Geen van beide partijen kan eenzijdig de vakantiedagen bepalen. Werknemers kunnen wel hun voorkeur aangeven, maar de werkgever dient altijd een akkoord geven. Dit geldt ook in de tegengestelde richting: een werkgever kan werknemers niet verplichten om hun vakantiedagen binnen een specifieke periode op te nemen.

3.2 Kan een werkgever verlof weigeren?

Ja, de werkgever kan een verlofaanvraag weigeren mits er een goede reden is. De weigering kan bijvoorbeeld worden gemotiveerd door overlappende verlofaanvragen van collega’s, een drukke periode of organisatorische moeilijkheden door ziekte van een andere werknemer. 

De werkgever dient de weigering uitdrukkelijk en tijdig te communiceren aan de werknemer. Indien de werkgever niet reageert, kan de werknemer veronderstellen dat de aanvraag is goedgekeurd.

Ingeval de werknemer en werkgever niet tot een akkoord kunnen komen, kan in theorie de arbeidsrechtbank een beslissing in kort geding nemen. In de praktijk komt dit echter hoogstzelden voor. 

3.3 Dienen alle wettelijke vakantiedagen opgenomen te worden?

Werkgevers zijn verplicht om ervoor te zorgen dat werknemers hun wettelijke vakantiedagen opnemen binnen het kalenderjaar en om tijdig het vakantiegeld uit te betalen. Het jaarlijks verlof van werknemers wordt beschouwd als een recht. Er mag dus geen afstand van worden gedaan. 

Vakantiedagen dienen normaal gezien vóór 31 december 2024 opgenomen te worden, hoewel er een aantal uitzonderingen zijn (zie 2.1 en 2.2). De werkgever moet kunnen bewijzen dat er acties ondernomen zijn om de werknemers aan te moedigen om hun vakantie op te nemen zodoende onenigheid en mogelijke sancties te voorkomen. 

Het niet-naleven van deze verplichtingen kan leiden tot strafrechtelijke geldboetes van 400 tot 4.000 EUR of administratieve boetes van 200 tot 2.000 EUR. Voor meer info, kan u de Securex website raadplegen.

Bij een groot aantal resterende vakantiedagen wordt aangeraden om werknemers schriftelijk te herinneren aan hun verplichting om deze dagen voor het einde van het jaar op te nemen. Dit helpt de werkgever om aan te tonen dat die zijn verantwoordelijkheid heeft genomen en te voorkomen dat die verplicht wordt om het vakantiegeld voor niet-opgenomen dagen uit te betalen aan bedienden.